1. Verantwortlicher

Captex GmbH Martinuskirchstraße 19a 53757 Sankt Augustin hallo@captex.de

Wir lassen uns von der imatec GmbH hinsichtlich optimaler Datenschutzmaßnahmen beraten: Dieter Offermann imatec GmbH Bickerather Straße 3 52152 Simmerath

2. Datenverarbeitung auf unserer Website

Bei der Nutzung unserer Website verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2.1 Welche Daten erheben wir?

Wir verarbeiten im Rahmen unserer Website die folgenden Daten:

• Log-Daten & Nutzungsinformationen: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffszeiten und besuchte Seiten
• Chat-Kommunikation: Falls Sie über unseren integrierten Chat mit uns in Verbindung treten, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage
• E-Mail-Anfragen: Falls Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage

2.2 Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt für folgende Zwecke:

• Zur Bereitstellung unserer Website und Gewährleistung der Systemsicherheit
• Zur Bearbeitung von Kontaktanfragen
• Zur Verbesserung unserer Website und Analyse der Nutzung
• Zur Ausspielung und Optimierung von Online-Werbemaßnahmen
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

2.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Wenn die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit unserer Website sowie zur Verbesserung unseres Angebots.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Verarbeitung verpflichtet sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sofern Sie in bestimmte Verarbeitungen eingewilligt haben, insbesondere für den Einsatz von Analyse- und Marketing-Cookies.

3. Speicherung & Löschung der Daten

• Server-Logs werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht (Standard-Aufbewahrungsfrist von CloudFront), sofern keine längere Speicherung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.
• Chat- und E-Mail-Anfragen werden nach vollständiger Bearbeitung und Ablauf etwaiger rechtlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Steuerunterlagen) bleiben unberührt.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden innerhalb der Captex GmbH von unseren Mitarbeitern verarbeitet, die regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und verpflichtet werden. Darüber hinaus werden Ihre Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses nur unter Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen oder auf Basis Ihrer Einwilligung weitergegeben. Um unsere Website betreiben und unsere Online-Werbemaßnahmen durchführen zu können, arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen:

Technische Dienstleister:

• Amazon Web Services (AWS S3, CloudFront) — zum Hosting unserer statischen Website
• Hetzner (Deutschland) — für das Hosting unserer selbst betriebenen Chat-Lösung (Chatwoot)

Analyse- und Werbedienstleister (nur nach Ihrer Einwilligung):

• Google Ireland Limited (Google Analytics 4) — zur Analyse der Websitenutzung
• Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) — zur Optimierung unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram

Gesetzliche Verpflichtungen: Falls Behörden oder Gerichte Auskunft verlangen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Speicherung in der Cloud & Datenübertragung

• Die Verarbeitung erfolgt in sicheren Rechenzentren innerhalb der EU.
• Daten werden durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen geschützt.
• Im Rahmen der Nutzung von Google Analytics und dem Meta Pixel kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgen. Beide Anbieter unterliegen dem EU-U.S. Data Privacy Framework, das ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und nur, wenn Sie dem Einsatz der entsprechenden Cookies über unser Consent-Banner zugestimmt haben.

6. Cookies & Tracking

Unsere Website verwendet verschiedene Arten von Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

6.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind erforderlich, um die Grundfunktionen unserer Website und unseres Chat-Systems (Chatwoot) zu gewährleisten. Sie ermöglichen die Aufrechterhaltung einer Chat-Sitzung und die korrekte Zuordnung Ihrer Anfragen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

6.2 Analyse-Cookies (Google Analytics 4)

Nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Consent-Banner setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zweck: Analyse der Websitenutzung zur Verbesserung unseres Angebots.

Erhobene Daten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft der Besucher, verwendete Geräte und Browser, Interaktionen auf der Website.

IP-Anonymisierung: Google Analytics 4 anonymisiert Ihre IP-Adresse standardmäßig, sodass keine vollständige IP-Adresse gespeichert wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherdauer: Die Daten werden gemäß den Standardeinstellungen von Google Analytics 4 gespeichert. Wir haben die Aufbewahrungsfrist auf 14 Monate festgelegt.

Widerspruch: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Cookie-Consent-Banner widerrufen. Zusätzlich können Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics herunterladen unter: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

6.3 Marketing-Cookies (Meta Pixel)

Nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Consent-Banner setzen wir das Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel) ein, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland.

Zweck: Das Meta Pixel ermöglicht es uns, die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und unsere Anzeigen gezielt an Personen auszuspielen, die bereits Interesse an unseren Dienstleistungen gezeigt haben (sog. Retargeting). Darüber hinaus können wir mit Hilfe des Pixels Zielgruppen für unsere Werbeanzeigen erstellen (sog. Custom Audiences und Lookalike Audiences).

Erhobene Daten: Das Meta Pixel erfasst unter anderem folgende Daten: Seitenaufrufe, Klickverhalten, Conversion-Events (z. B. das Absenden eines Kontaktformulars oder das Buchen eines Termins), Browserinformationen, Referrer-URL und Zeitstempel.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Datenempfänger: Meta Platforms Ireland Limited. Eine Datenübertragung in die USA kann stattfinden. Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Speicherdauer: Die über das Meta Pixel erhobenen Daten werden von Meta gemäß der eigenen Datenrichtlinie gespeichert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta unter: https://www.facebook.com/privacy/policy/

Widerspruch: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Cookie-Consent-Banner widerrufen. Zusätzlich können Sie in Ihren Facebook-Einstellungen unter „Werbepräferenzen" die Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke einschränken: https://www.facebook.com/adpreferences/ad_settings

6.4 Allgemeine Hinweise zu Cookies

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Cookies nur im Einzelfall erlaubt, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließt sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktiviert. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei einer Deaktivierung von Cookies die Funktionalität bestimmter Bereiche unserer Website eingeschränkt sein kann.

7. Links zu anderen Webseiten

Unsere Website enthält Links zu unseren Produktseiten (wie VocalVitae) und möglicherweise zu anderen externen Webseiten. Wenn Sie diese Links anklicken, verlassen Sie unsere Firmenwebsite. Für die Datenverarbeitung auf diesen verlinkten Webseiten gelten die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Betreiber dieser Seiten. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch Dritte und weisen ausdrücklich darauf hin, dass Sie sich über die Datenschutzpraktiken dieser Webseiten separat informieren sollten.

Für unsere eigenen Produkte, wie VocalVitae, gelten gesonderte Datenschutzerklärungen, die Sie auf den jeweiligen Produktwebseiten einsehen können. Diese können umfangreichere Datenverarbeitungsprozesse beschreiben, die für die Nutzung des jeweiligen Produkts relevant sind.

8. Rechte der Nutzer (Betroffenenrechte)

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung unserer Zwecke oder geltender Rechtsvorschriften erforderlich ist. Nutzer haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten verarbeiten wir?
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf „Vergessenwerden".
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Falls Daten nur noch eingeschränkt genutzt werden sollen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Bereitstellung der Daten in maschinenlesbarer Form.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Falls eine Einwilligung erteilt wurde, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Anfragen zu den Datenschutzrechten können an uns über hallo@captex.de gesendet werden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnortes.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website verfügbar.

10. Kontakt & Beschwerderecht

Falls Nutzer Fragen zum Datenschutz haben oder eine Beschwerde einreichen möchten, können sie uns unter hallo@captex.de erreichen. Zudem besteht das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen.